شرح لطريقة بسيطة طورتها لتنسيق مواعيد عيادتي

التحدي في تنسيق المواعيد

يُقال أن الوقت هو أثمن ما يملكه الإنسان لأنه الشيء الوحيد الذي لا يٌعوّض بعد خسارته. وبعد أكثر من عشر سنوات من العمل كطبيب أسنان تأكدت أن إدارة الوقت والمواعيد هي من أصعب التحديات التي تواجه عيادة الأسنان وذلك لسببين: الأول هو صعوبة توقع المدة التي سوف تحتاجها لكل موعد بدقة بسبب المفاجآت الحتمية في طبيعة عملنا. السبب الثاني هو أن النجاح يكمن في تحقيق التوازن بين جعل المواعيد مزدحمة أو تركها متباعدة وشاغرة.

المواعيد المتزاحمة تزيد من القلق والإحباط عند المراجع بسبب طول فترة الانتظار. أضف إلى ذلك أن زيادة الانتظار سوف يزيد من توتّر المراجع. أطمح إلى تقليل مدة الانتظار إلى أقل من ربع ساعة، ولكن حتى وإن استحال تحقيق ذلك باستمرار وتأخرت على المراجع، لن أتأخر عليه كثيراً بفضل التخطيط المسبق لمدة المواعيد.

من الجانب المقابل، حجز مدة مواعيد أطول من الحاجة سوف يترك العديد من المواعيد متباعدة وشاغرة سوف يتسبب بتراجع الإنتاجية بشكل كبير ويتسبب بزيادة أيام الانتظار للحصول على موعد آخر. وهذا طبعاً غير مجدي للطبيب أو للمراجع.

نصائح لإدارة المواعيد

معظمنا يعتمد نظام حجز المواعيد، ولكن حجز مواعيد متساوية المدة لكل المراجعين لن يكفي لتوفير تجربة مواعيد جيدة. وهو أمر كنت قد اعتمدته في عيادتي بالماضي ظنّاً منّي أن المواعيد القصيرة سوف تتوازن مع المواعيد الطويلة. ولكن ماذا تفعل عندما تصادف مواعيدًا طويلة متتالية؟ لن تتمكن من إعطاء أيٍ من المراجعين الوقت المطلوب بسبب سوء التخطيط.

مواعيد الأسنان تختلف بمدتها من ربع ساعة إلى ساعتين أو أكثر. وكلما استطعت جمع أكثر من إجراء علاجي بنفس الوقت مثل علاج أربع أسنان متجاورة في موعد واحد كلما وفّرت الوقت المطلوب لعلاج هذه الأسنان بشكل منفصل (تخدير المريض، تجهيز العيادة، وضع الحاجز المطاطي…إلخ) 

 بدايةً، يجب على الطبيب فهم طبيعة عمله وكمية الوقت الذي يستغرقه للعلاجات التي يقدمها في عيادته. يمكنك معرفة ذلك عن طريق تسجيل الوقت الذي استغرقته لإتمام مختلف العلاجات التي تقدمها في عيادتك، وبعد فهم طبيعة عملك سوف تتمكن من إعطاء مواعيد أكثر دقة ممّا يساهم بتقليل وقت الانتظار، بالإضافة إلى ذلك أعتقد أنك سوف تلاحظ زيادة في سرعتك بالعلاج من دون تأثير ذلك على دقة عملك لأنك قد تنتبه إلى بعض من العادات غير المجدية التي كانت تشتت من تركيزك وتتسبب بتطويل العلاج أكثر من المطلوب.

فيما يلي نموذج يشمل المدة التي تستغرقها معظم العلاجات الشائعة. يمكنك الاستفادة منه وتعديله بما يتناسب مع طبيعة عملك وسرعتك:

العلاجات الترميمية:

حشوة بسيطة ٣٠ دقيقة

حشوة متوسطة ٤٥ دقيقة

حشوة صعبة ٦٠ دقيقة

علاج العصب:

قناة واحدة ٣٠ دقيقة

قناتين ٤٥ دقيقة

ثلاث قنوات ٦٠ دقيقة

أربع قنوات ٧٥ دقيقة

تركيبات:

تحضير سن ٣٠ دقيقة

تحضير سن وأخذ طبعة ٤٥ دقيقة

جلسة التثبيت ٣٠ دقيقة

علاجات أخرى:

تنظيف الأسنان ١٥ دقيقة

وضع خطة علاج ٣٠ دقيقة

خلع سن ٣٠-٤٥ دقيقة

ملاحظة: اطرح ١٥ دقيقة من كل إجراء علاجي إضافي بعد العلاج الأول إذا جمعت أكثر من إجراء علاجي في جلسة واحدة، وذلك لأنك لن تحتاج لإجراءات التجهيز مثل التخدير ووضع الحاجز المطاطي عندما تجمع العلاجات مع بعضها.

يمكنك بهذه الطريقة حساب المدة التي تحتاجها لأي موعد بسهولة ودقة. مثلًا، يمكنك إعطاء موعد مدته ٧٥ دقيقة لإتمام علاج العصب (٣٠ دقيقة) وترميم أحد الأسنان الأمامية بحشوة بسيطة (٣٠ دقيقة ) وتحضيره لتركيبة وأخذ الطبعة (٤٥ دقيقة) في جلسة علاج واحدة وخصم ١٥ دقيقة عن كل إجراء علاج مضاف بعد العلاج الأول.

من الضروري أيضًا تعريف ممرضتك وموظفة المواعيد على نظام المواعيد المعتمد لكي تتمكن الممرضة من تجهيز الأدوات المطلوبة للعلاج المخطط بطريقة فعالة بين المواعيد. بالإضافة إلى معرفة ممرضتك وموظفة المواعيد، اتفق مع المراجع على العلاج المطلوب للجلسة القادمة وزوده بكافة التفاصيل مثل التكلفة ومدة الموعد والعلاج المخطط عمله.

لا شك أن التخطيط المسبق سوف يقلص من مشاكل الانتظار والتأخر بالمواعيد ولكن لا شك أن علينا تقبّل المتغيرات الحتمية، فعلاج الأسنان لا يمكن توقعه ١٠٠٪ ولا مفر من التأخر الخارج عن الإرادة. من الممكن أن يتأخر الطبيب بسبب صعوبة الحالة أو تغيير غير متوقع في العلاج المطلوب، وفي هذه الحالة يجب أن يتفهم المراجع التالي لموقف الطبيب وعليه أن ينتظر حتى أنتهاء الطبيب من المراجع الحالي. بالإضافة إلى ذلك، من الممكن أن يتأخر المراجع عن موعده لظروف خارجة عن إرادته ممّا يجعل من الصعب الالتزام بإجراء جميع العلاجات المخططة. أمّا إذا استمر المريض بالتأخر أو الاعتذار عن المواعيد، فمن غير المناسب أن يحصل المراجع على مواعيد طويلة لأن ذلك سوف يعيق من إنتاجية العيادة بسبب حجز مواعيد طويلة من دون جدوى.

هذا النظام الذي طورته وبدأت بالعمل عليه منذ سنة كاملة حتى الآن ولاحظت استفادتي منه بشكل كبير، لذلك شاركته معكم وأتمنّى أن يكون مفيدًا لكم أيضًا.